備忘錄是重點明確的簡短內部訊息；隨手筆記則是先快速記下、之後再整理的原始內容。本指南會一次說明兩者：備忘錄的格式，以及如何在外出途中捕捉想法。
備忘錄與電子郵件：該用哪一種
當訊息本身需要作為紀錄留存時，例如一項決策、指示，或團隊日後可能需要回顧的最新進度，就使用備忘錄。需要來回討論，或溝通對象來自組織外部時，則使用電子郵件 [1]。備忘錄讀起來像一份小型文件；電子郵件則比較像對話。
備忘錄格式
標準備忘錄會先列出四行標頭，接著說明目的，並提出一項明確的行動要求 [1]。
| 欄位 | 應填內容 |
|---|---|
| 收件人（TO） | 需要閱讀這份備忘錄的人 |
| 寄件人（FROM） | 你的姓名與職務 |
| 日期（DATE） | 完整日期 |
| 主旨（SUBJECT） | 一行可獨立表意的明確文字 |
標頭之後，應在開頭幾行直接說明目的，再以簡短段落展開內容，例如背景、可行方案、後續步驟，最後以應採取的行動或截止日期作結 [1][2]。
備忘錄的類型
- 資訊型——分享決策或最新消息（「新的會議時間」）。
- 指示型——要求讀者採取行動（「請在週五前提交第 3 季數據」）。
- 回覆型——回覆先前的請求或問題。
依目的選擇適合的類型，讀者才會知道自己需要採取行動，還是只要留意內容即可 [2]。
簡短範例
收件人：週末班人員 寄件人：Dana，現場主管 日期：2026 年 8 月 12 日 主旨：上鎖檢查表現已張貼於門邊 打烊檢查表已張貼在後門旁。請每晚在表上簽上姓名縮寫。如有任何項目缺漏，請在晚上 9 點前向我回報。
備忘錄寫作技巧
- 控制在一頁以內；使用項目符號和簡短段落，讓人能快速瀏覽 [2]。
- 省略「親愛的」等稱呼和結尾署名——備忘錄直接從標頭與目的開始 [2]。
- 每個項目符號只寫一件事，並在負責人旁標示日期，減少後續追蹤工作 [1]。
常見的備忘錄錯誤
- 把要求藏在後面——應在前兩行說明要採取的行動，而不是放到最後一段。
- 主旨太空泛——「最新消息」沒有提供任何資訊；「第 3 季預算已核准」才夠明確 [1]。
- 沒有負責人或日期——沒有指名負責人和截止日期的行動，往往不會有人執行。
- 篇幅太長——如果超過一頁，請把細節移到附件 [2]。
記下隨手筆記
隨手筆記與備忘錄正好相反：記錄速度快、內容可以凌亂，而且要在想法浮現的當下立即寫下。先用文字或語音抓住想法，以免轉眼忘記；回到電腦前，再把有用的部分整理成備忘錄或待辦事項。
若要在外出途中快速記錄，可以把 EasyNotes 這類手機筆記應用程式當成隨手記錄的地方；回到電腦前，再將內容整理成正式的備忘錄。
常見問題
共四行——收件人、寄件人、日期、主旨——內容應簡短且明確 [1]。主旨必須能獨立表意，讓快速瀏覽的人不必繼續閱讀，也能了解備忘錄的內容。
通常不超過一頁；使用項目符號和簡短段落，能讓內容更容易快速瀏覽 [2]。如果細節太多，請將其移到附件。
備忘錄是一則已完成、包含明確行動的內部訊息；隨手筆記則是先記下、日後再整理的原始內容。先快速記錄，回到電腦前再寫成備忘錄。
不需要——備忘錄會省略「親愛的」等開頭稱呼和結尾署名，直接從標頭與目的開始 [2]。請將它視為文件，而不是書信。
結論
訊息整理完成後，就寫成備忘錄；想法一浮現，便立刻記成隨手筆記。撰寫備忘錄時使用四行標頭、選擇正確的備忘錄類型、避開常見錯誤；其他內容則用手機快速記下，再把原始筆記潤飾成清楚的訊息。
參考資料
- Purdue OWL（經由 CUNY OpenLab）。〈備忘錄格式〉。https://openlab.citytech.cuny.edu/acwspring2015sece280/files/2015/02/Memo-Format-from-Purdue-OWL.pdf
- Loyola University New Orleans。〈商務備忘錄簡明指南〉。https://success.loyno.edu/sites/default/files/2021-07/business-memo-brief-guide.pdf
