备忘录是主旨明确的简短内部通知；随手速记则是先记下来、留待之后整理的原始内容。本指南将介绍这两种写法：备忘录的格式，以及如何随时捕捉想法。
备忘录和电子邮件：该用哪一种
需要将信息留档时，适合使用备忘录，例如记录某项决定、指示，或团队日后可能回顾的进展更新。需要来回沟通，或收件人来自组织外部时，则使用电子邮件 [1]。备忘录更像一份简短文件，电子邮件更像一段对话。
备忘录格式
标准备忘录以四行抬头开篇，随后说明目的，并提出明确的行动要求 [1]。
| 栏目 | 填写内容 |
|---|---|
| 收件人（TO） | 谁需要阅读 |
| 发件人（FROM） | 你的姓名和职务 |
| 日期（DATE） | 完整日期 |
| 主题（SUBJECT） | 无需上下文也能看懂的明确主题 |
写完抬头后，应在开头几行直接说明目的，再用背景、可选方案、后续步骤等简短小节展开，最后写明要采取的行动或截止日期 [1][2]。
备忘录的类型
- 告知型——传达决定或最新情况（“新的会议时间”）。
- 指令型——要求读者完成某件事（“周五前提交第三季度数据”）。
- 回复型——回应之前的请求或问题。
根据目标选择类型，让读者一看就知道需要采取行动，还是只需知悉 [2]。
简短示例
收件人：周末班组 发件人：Dana，楼面主管 日期：2026 年 8 月 12 日 主题：闭店检查表已张贴在门边 闭店检查表已贴在后门旁。请每晚检查后签上姓名首字母确认。如有任何缺项，请在晚上 9 点前告诉我。
备忘录写作技巧
- 控制在一页以内；使用项目符号和简短小节，方便快速浏览 [2]。
- 不写“尊敬的……”等称呼，也不用结尾问候和落款——备忘录直接从抬头和目的开始 [2]。
- 每个项目符号只写一件事，并在负责人旁标明日期，减少后续追问 [1]。
备忘录的常见错误
- 把要求藏得太深——应在开头两行写明要采取的行动，而不是拖到最后一段。
- 主题含糊——“最新情况”没有提供任何有效信息，“第三季度预算已批准”则一目了然 [1]。
- 没有负责人或日期——行动事项如果没有对应姓名和期限，通常很难落实。
- 篇幅太长——如果超过一页，把详细内容移到附件中 [2]。
随手速记
随手速记与备忘录正好相反：讲求速度，不怕凌乱，想到时立刻记下。先用文字或语音抓住转瞬即逝的念头，回到桌前后，再把有用内容整理成备忘录或待办事项。
外出时需要快速记录，可以把 EasyNotes 这类手机笔记应用当作草稿本；回到桌前后，再把内容整理成正式备忘录。
常见问题
共四行——收件人、发件人、日期和主题——内容应简短、具体 [1]。主题必须能够独立表意，让快速浏览的人无需继续阅读也能明白备忘录讲什么。
通常不超过一页；项目符号和简短小节更便于快速浏览 [2]。如果详细内容太长，应移至附件。
备忘录是已经完成、行动要求明确的内部信息；随手速记则是之后还要整理的原始记录。先快速记下，回到桌前后再写成备忘录。
不需要——备忘录省略“尊敬的……”等开场称呼和结尾问候，直接从抬头和目的开始 [2]。应把它视为文件，而不是书信。
结论
信息整理完成后，就写成备忘录；想法刚出现时，就立刻随手记下。写备忘录时使用四行抬头，选择合适的类型，避开常见错误；其他内容则用手机快速记录，之后再将零散笔记整理成清楚明确的信息。
参考资料
- Purdue OWL（经 CUNY OpenLab）。"备忘录格式。"
- 新奥尔良洛约拉大学。"商务备忘录简明指南。"
