Ein Memo ist eine kurze interne Mitteilung mit einer klaren Aussage. Eine Kurznotiz hält zunächst nur einen Gedanken fest, den Sie später ausarbeiten. Dieser Leitfaden erklärt beides: den Aufbau eines Memos und das schnelle Festhalten von Gedanken unterwegs.

Memo oder E-Mail: Was ist wann geeignet?

Verwenden Sie ein Memo, wenn die Mitteilung dauerhaft dokumentiert werden soll – etwa eine Entscheidung, eine Anweisung oder eine Information, auf die Ihr Team später zurückgreifen muss. E-Mails eignen sich für den wechselseitigen Austausch oder für Personen außerhalb Ihrer Organisation [1]. Ein Memo liest sich wie ein kurzes Dokument, eine E-Mail eher wie ein Gespräch.

Das Format eines Memos

Ein übliches Memo beginnt mit einer vierzeiligen Kopfzeile. Danach nennt es seinen Zweck und fordert zu einer konkreten Handlung auf [1].

FeldWas Sie eintragen
ANWer das Memo lesen muss
VONIhr Name und Ihre Funktion
DATUMDas vollständige Datum
BETREFFEine klare Zeile, die für sich allein verständlich ist

Nennen Sie direkt nach der Kopfzeile in den ersten Zeilen den Zweck. Führen Sie ihn anschließend in kurzen Abschnitten wie Hintergrund, Optionen und nächste Schritte aus. Schließen Sie mit der gewünschten Handlung oder einer Frist ab [1][2].

Arten von Memos

  • Informations-Memo – teilt eine Entscheidung oder Neuigkeit mit („Neue Besprechungszeit“).
  • Anweisungs-Memo – fordert die Leser zu einer Handlung auf („Q3-Zahlen bis Freitag einreichen“).
  • Antwort-Memo – beantwortet eine frühere Anfrage oder Frage.

Wählen Sie die Art passend zum Ziel, damit die Leser wissen, ob sie handeln oder die Information nur zur Kenntnis nehmen sollen [2].

Ein kurzes Beispiel

AN: Wochenendschicht VON: Dana, Schichtleitung DATUM: 12. August 2026 BETREFF: Abschlusscheckliste hängt jetzt an der Tür Die Abschlusscheckliste hängt an der Hintertür. Bitte zeichnen Sie sie jeden Abend ab. Melden Sie mir bis 21 Uhr, wenn etwas fehlt.

Tipps zum Schreiben von Memos

  • Beschränken Sie sich auf eine Seite. Mit Aufzählungen und kurzen Abschnitten lässt sich der Text schnell erfassen [2].
  • Verzichten Sie auf Anrede und Grußformel – Memos beginnen mit der Kopfzeile und dem Zweck [2].
  • Behandeln Sie in jedem Aufzählungspunkt nur einen Gedanken und setzen Sie Termine direkt neben die zuständigen Personen. So sinkt der Aufwand für die Nachverfolgung [1].

Häufige Fehler bei Memos

  • Die Aufforderung verstecken – nennen Sie die gewünschte Handlung in den ersten beiden Zeilen und nicht erst im letzten Absatz.
  • Eine schwache Betreffzeile – „Aktualisierung“ sagt nichts aus; „Q3-Budget genehmigt“ dagegen schon [1].
  • Keine zuständige Person oder kein Termin – eine Aufgabe ohne Namen und Frist wird nur selten erledigt.
  • Zu lang – wenn das Memo länger als eine Seite wird, verschieben Sie Einzelheiten in einen Anhang [2].

Kurznotizen festhalten

Kurznotizen sind das Gegenteil eines Memos: Sie entstehen schnell, dürfen unordentlich sein und werden genau dann festgehalten, wenn Ihnen etwas einfällt. Erfassen Sie den Gedanken als Text oder per Spracheingabe, bevor er verloren geht. Wenn Sie wieder am Schreibtisch sind, machen Sie aus den nützlichen Teilen ein Memo oder eine Aufgabe.

Für spontane Notizen unterwegs eignet sich eine Notiz-App auf dem Smartphone wie EasyNotes als digitaler Notizzettel. Am Schreibtisch können Sie daraus später ein ordentliches Memo machen.

FAQ

Vier kurze, konkrete Zeilen: AN, VON, DATUM und BETREFF [1]. Der Betreff sollte für sich allein verständlich sein, damit jemand den Inhalt des Memos beim Überfliegen erfasst, ohne weiterzulesen.

In der Regel höchstens eine Seite. Aufzählungen und kurze Abschnitte sorgen dafür, dass es sich leicht überfliegen lässt [2]. Wenn die Einzelheiten mehr Platz brauchen, verschieben Sie sie in einen Anhang.

Ein Memo ist eine fertige interne Mitteilung mit einer klaren Handlungsaufforderung. Eine Kurznotiz hält zunächst nur einen Gedanken fest, den Sie später ausarbeiten. Erfassen Sie den Gedanken sofort und schreiben Sie das Memo anschließend am Schreibtisch.

Nein. Memos verzichten auf Anrede und Grußformel und beginnen direkt mit der Kopfzeile und dem Zweck [2]. Behandeln Sie ein Memo als Dokument, nicht als Brief.

Fazit

Schreiben Sie das Memo, wenn die Mitteilung ausformuliert ist, und halten Sie eine Kurznotiz fest, sobald Ihnen ein Gedanke kommt. Verwenden Sie für Memos die vierzeilige Kopfzeile, wählen Sie die passende Memo-Art, vermeiden Sie die häufigsten Fehler und nutzen Sie Ihr Smartphone, um alles andere schnell festzuhalten. Anschließend können Sie aus ungeordneten Notizen klare Mitteilungen machen.

Quellen

  1. Purdue OWL (über CUNY OpenLab). „Memo Format.“ https://openlab.citytech.cuny.edu/acwspring2015sece280/files/2015/02/Memo-Format-from-Purdue-OWL.pdf
  2. Loyola University New Orleans. „Brief Guide to the Business Memo.“ https://success.loyno.edu/sites/default/files/2021-07/business-memo-brief-guide.pdf