ToDoリストとは、やるべきタスクを紙やデジタルに書き出したものです。作るのにかかる時間は約10分。うまく作れば、漠然とした「やろう」を具体的な行動に変え、「次は何をすればいい？」と迷い続ける時間を減らし、進み具合も目で確認できるようになります。ここでは、ToDoリストの作り方を手順ごとに解説し、今日からコピーして使えるテンプレートも紹介します。

多くのToDoリストがうまくいかない理由

リストが続かないのは、怠けているからではありません。多くの場合、原因は作り方にあります。よくある問題は、長すぎること（30項目もあれば、それは計画ではなく未処理タスクの一覧です）、優先順位がないこと（すべてが同じくらい緊急に見えます）、日付がないこと（いつまでも後回しになります）、項目が曖昧なことです（「旅行を計画する」ではなく、「航空券を予約する」まで具体化して初めてタスクになります）。良いリストは、こうした問題を一つずつ意識して解消します。

ToDoリストの作り方：7つのステップ

  1. まず、頭の中にあることをすべて書き出します。 仕事、外出の用事、電話、いつか実現したいアイデアまで、すべてを頭の外へ出して一か所に集めましょう。見えないものは整理できません。
  2. 各項目を具体的な行動にします。 「予算関係」ではなく、「第3四半期の予算スライドの下書きを作る」と書きます。タスクは動詞で始め、「説明を読んだ別の人でも実行できるか」を基準にしましょう。
  3. 大きな項目を小さく分けます。 約30分を超えそうなものは、プロジェクトとして扱うのが目安です。「休暇を計画する」を「日程を決める」「航空券を比較する」「ホテルを予約する」に分けましょう。
  4. 優先順位を付けます。 最も重要なタスク（MIT）を1〜3件選びましょう。ほかに何も終わらなくても、これさえできればその日の成果になるタスクです。それ以外は優先度を下げます。
  5. すべてのタスクに日付か区分を付けます。 「今日」「今週」「いつか」のいずれかに振り分けましょう。「いつやるか」が決まっていないタスクは、いつまでも後回しになります。
  6. 今日やることだけの短いリストを作ります。 今日のタスクだけを抜き出し、集中して確認できるようにしましょう。20件ではなく、無理なく見渡せる数に絞ります。認知科学の研究によると、ワーキングメモリが一度に扱えるのはおよそ7項目とされています[1]。短いリストは、脳への負担も軽くなります。
  7. スマートフォンに入れ、毎日見直します。 家に置いたままのリストは、外出先では確認できません。EasyNotesのような軽量なメモアプリなら、リストをいつでもポケットに入れて持ち歩けます。作業を終えるたびにチェックを付けられ、複数のデバイス間で同期されるので、リストだけを置き忘れることもありません。朝に5分見直せば、常に今の状況に合った内容を保てます。

このToDoリストをコピーする（メモアプリに貼り付け、終わったらチェック）

  • 今日のMIT（1〜3件）： これが終われば、その日の成果になるタスク
  • 仕事： 仕事で最も重要なタスクを1件
  • 外出の用事： 出かける必要があることや、短時間の立ち寄りで済むこと
  • 電話とメール： まとめて処理する
  • 家のこと： 10件ではなく、小さな家事を1件
  • いつか（日付は未定）： アイデアや希望は分けて保管する
  • 今夜の見直し： 終わったものにチェックし、残りを繰り越して、明日のMITを決める

ToDoリストでよくある間違い

  • 項目が多すぎる。 1日分のリストに25項目もあると、どれから始めるか決められなくなります。今日のリストは5〜9件程度に抑えましょう。
  • タスクが曖昧。 「マーケティング」だけではタスクになりません。「火曜日用のSNS投稿を3本作成する」なら、具体的な行動になります。
  • 見直さない。 一度作ったきり開かないリストには、古いタスクがたまるだけです。毎日見直しましょう。
  • すべてを混ぜる。 今日の緊急の仕事と、いつか実現したいアイデアを一つのリストに並べると、今やるべきことが埋もれてしまいます。「今日／今週／いつか」の階層に分けましょう。

よくある質問

曖昧なテーマではなく、具体的な行動を書きましょう。「提案書」ではなく、「サラに提案書をメールで送る」とします。まず優先順位の高いタスクを1〜3件入れ、次に外出の用事、電話、小さな家事を1件加えます。日付のないアイデアは別の「いつか」リストに入れ、今日の計画を圧迫しないようにしましょう。

まず頭の中にあることをすべて書き出し、そこから今日やるタスクだけを選んで、5〜9件程度の短いリストにします。最も重要なタスクを1〜3件選び、それぞれに時間または日付を設定しましょう。一日の終わりには、完了したものにチェックを付け、残りを翌日へ繰り越します。朝に5分見直す習慣を付ければ、無理のない現実的なリストを保てます。

多くの場合、長すぎる、優先順位がない、または見直していないことが原因です。30項目のリストでは圧倒されてしまい、優先順位のないリストではすべてが同じくらい緊急に見えます。日付のないタスクは、いつまでも先延ばしになります。今日のリストを短くし、優先順位を付け、毎日見直すことで改善できます。

1日あたり5〜9件程度が目安です。ワーキングメモリに関する研究では、人が一度に扱えるのはおよそ7項目とされています[1]。それより長いリストは、どれを選ぶか迷う原因になります。追加のタスクは今日のリストに入れず、「今週」または「いつか」のリストに移しましょう。

まとめ

ToDoリストは、誰でも使える最も安価な生産性向上ツールです。わずか10分で、やりたいことを実際の行動に変えられます。まずは上のテンプレートをコピーし、項目を少なく保って優先順位を付け、毎日見直しましょう。それを続ければ、ToDoリストは未完了の項目が延々と並ぶだけのものではなく、本当に使える道具になります。

参考文献

  1. Miller, G. A. (1956). "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information" Psychological Review, 63(2), 81–97.