Une liste de tâches est un relevé écrit ou numérique de ce que vous devez accomplir. Il faut environ dix minutes pour en créer une. Bien conçue, elle transforme les intentions vagues en actions concrètes, met fin à l’éternelle question « que dois-je faire ensuite ? » et rend vos progrès visibles. Voici comment créer votre liste étape par étape, avec un modèle à copier pour commencer dès aujourd’hui.

Pourquoi la plupart des listes de tâches échouent

Si la plupart des listes échouent, ce n’est pas parce que vous êtes paresseux, mais parce qu’elles sont mal conçues. Les causes habituelles sont simples : elles sont trop longues — une liste de 30 éléments est une réserve de tâches, pas un plan —, elles ne définissent aucune priorité — tout paraît aussi urgent —, elles ne comportent aucune date — les tâches sont repoussées indéfiniment — ou elles restent trop vagues — « organiser le voyage » n’est pas une tâche, contrairement à « réserver le vol ». Une bonne liste remédie délibérément à chacun de ces problèmes.

Comment créer une liste de tâches : étape par étape

  1. Commencez par tout noter. Sortez toutes les tâches de votre tête et rassemblez-les au même endroit : travail, courses, appels ou idées pour plus tard. Vous ne pouvez pas organiser ce que vous ne voyez pas.
  2. Formulez chaque élément comme une action concrète. Remplacez « choses à faire pour le budget » par « préparer la diapositive du budget du troisième trimestre ». Une tâche doit commencer par un verbe et réussir ce test : « Une autre personne pourrait-elle l’exécuter à partir de cette seule description ? »
  3. Décomposez les gros éléments en tâches plus petites. Tout ce qui demande plus d’environ 30 minutes relève d’un projet. Décomposez « organiser les vacances » en « choisir les dates », « comparer les vols » et « réserver l’hôtel ».
  4. Définissez vos priorités. Repérez vos une à trois tâches les plus importantes (TPI) : celles qui suffiront à faire de la journée une réussite, même si rien d’autre n’est terminé. Tout le reste est secondaire.
  5. Attribuez une date ou un horizon à chaque tâche. Aujourd’hui, cette semaine ou plus tard. Sans indication de moment, une tâche finit toujours par sombrer au bas de la liste.
  6. Préparez une courte liste pour aujourd’hui. Ne retenez que les tâches du jour dans une vue ciblée : quelques éléments, pas vingt. Les recherches en sciences cognitives indiquent que la mémoire de travail peut traiter environ sept éléments à la fois[1]. Une liste courte est donc aussi moins exigeante pour le cerveau.
  7. Gardez-la sur votre téléphone et consultez-la chaque jour. Une liste laissée sur le comptoir ne peut pas vous suivre. Une application de notes légère comme EasyNotes garde votre liste à portée de main, vous permet de cocher les tâches au fil de votre progression et la synchronise entre vos appareils : vous l’avez ainsi toujours avec vous. Une vérification de cinq minutes chaque matin suffit à la tenir à jour.

Copiez cette liste de tâches (collez-la dans n’importe quelle application de notes, puis cochez les éléments au fur et à mesure)

  • TPI du jour (1 à 3) : les tâches qui suffiront à faire de la journée une réussite
  • Travail : la tâche professionnelle la plus importante de toutes
  • Démarches et courses : tout ce qui nécessite un déplacement ou un arrêt rapide
  • Appels et e-mails : regroupez-les pour les traiter ensemble
  • Maison : une petite corvée, pas dix
  • Plus tard (pas encore de date) : les idées et les envies, conservées à part
  • Bilan ce soir : cochez les tâches terminées, reportez les autres et définissez les TPI de demain

Erreurs courantes dans les listes de tâches

  • Trop d’éléments. Une liste quotidienne de 25 éléments provoque une paralysie décisionnelle. Limitez la liste du jour à environ 5 à 9 éléments.
  • Des tâches vagues. « Marketing » n’est pas une tâche. « Rédiger 3 publications pour les réseaux sociaux à diffuser mardi » en est une.
  • Aucune vérification. Une liste que vous ne rouvrez jamais devient un cimetière de tâches périmées. Consultez-la chaque jour.
  • Tout mélanger. Sur une liste unique non hiérarchisée, le travail urgent du jour et une idée pour plus tard finissent par masquer ce qui compte maintenant. Organisez vos tâches en trois horizons : aujourd’hui, cette semaine et plus tard.

FAQ

Commencez par des actions concrètes plutôt que par des thèmes vagues : « envoyer la proposition à Sarah par e-mail », et non « proposition ». Ajoutez d’abord vos 1 à 3 grandes priorités, puis les courses, les appels et une petite tâche ménagère. Réservez une liste « plus tard » aux idées qui n’ont pas encore de date, afin qu’elles n’encombrent pas le programme du jour.

Notez d’abord tout ce qui vous vient à l’esprit, puis ne retenez que les tâches du jour dans une courte liste d’environ 5 à 9 éléments. Repérez 1 à 3 tâches parmi les plus importantes, attribuez un horaire ou une date à chacune, puis faites le point en fin de journée : cochez ce qui est terminé et reportez le reste. Une mise à jour de cinq minutes chaque matin suffit à garder la liste réaliste.

Généralement parce qu’elles sont trop longues, dépourvues de priorités ou jamais consultées. Une liste de 30 éléments est décourageante, une liste non hiérarchisée donne l’impression que tout est aussi urgent, et les tâches sans date sont repoussées indéfiniment. Pour y remédier, gardez une liste du jour courte, indiquez clairement les priorités et consultez-la quotidiennement.

Environ 5 à 9 par jour. Les recherches sur la mémoire de travail indiquent que nous pouvons gérer environ sept éléments à la fois[1] ; une liste plus longue provoque donc une paralysie décisionnelle. Placez les tâches supplémentaires dans une liste hebdomadaire ou dans une liste « plus tard », plutôt que dans celle du jour.

Conclusion

Une liste de tâches est l’outil de productivité le moins cher dont vous disposez : dix minutes suffisent pour transformer une intention en action. Commencez par le modèle à copier ci-dessus, gardez votre liste courte et hiérarchisée, puis consultez-la chaque jour. Elle deviendra ainsi un outil que vous utiliserez vraiment, plutôt qu’une nouvelle accumulation de tâches à moitié terminées.

Références

  1. Miller, G. A. (1956). « The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information. » Psychological Review, 63(2), 81–97. https://doi.org/10.1037/h0043158