할 일 목록은 끝내야 할 일을 종이나 디지털 기기에 기록한 것입니다. 만드는 데는 약 10분밖에 걸리지 않습니다. 잘 만든 목록은 막연한 생각을 구체적인 행동으로 바꾸고, “이제 무엇을 해야 하지?”라는 고민의 반복을 줄이며, 진행 상황을 한눈에 보여줍니다. 지금부터 할 일 목록을 단계별로 만드는 방법과 오늘 바로 복사해 쓸 수 있는 양식을 소개합니다.

대부분의 할 일 목록이 실패하는 이유

대부분의 할 일 목록이 실패하는 것은 게으르기 때문이 아니라 목록을 잘못 만들었기 때문입니다. 흔한 원인은 다음과 같습니다. 목록이 너무 길거나(항목 30개는 계획이 아니라 밀린 일 목록입니다), 우선순위가 없거나(모든 일이 똑같이 급해 보입니다), 날짜가 없거나(할 일이 끝없이 미뤄집니다), 항목이 모호한 경우입니다. “여행 계획하기”는 구체적인 할 일이 아니지만 “항공편 예약하기”는 구체적인 할 일입니다. 좋은 목록은 이런 문제를 하나씩 의도적으로 해결합니다.

할 일 목록 만드는 법: 단계별 안내

  1. 먼저 할 일을 전부 적어 보세요. 업무, 심부름, 전화, 언젠가 해보고 싶은 일까지 머릿속에 있는 모든 할 일을 한곳에 적으세요. 눈에 보이지 않는 일은 정리할 수도 없습니다.
  2. 각 항목을 구체적인 행동으로 바꾸세요. “예산 관련 일”을 “3분기 예산 슬라이드 초안 작성하기”로 고쳐 쓰세요. 할 일은 동사로 시작해야 합니다. 또한 “다른 사람이 이 설명만 보고도 실행할 수 있는가?”라는 기준을 통과해야 합니다.
  3. 큰 항목을 더 작은 단위로 나누세요. 대략 30분 이상 걸리는 일이라면 하나의 프로젝트로 보는 편이 좋습니다. “휴가 계획하기”를 “날짜 정하기”, “항공편 비교하기”, “호텔 예약하기”로 나누세요.
  4. 우선순위를 정하세요. 가장 중요한 할 일(Most Important Tasks, MIT) 가운데 1~3개를 표시하세요. 다른 일을 하나도 끝내지 못하더라도 이것만 해내면 충분히 보람찬 하루가 되는 일들입니다. 나머지는 그다음 순위로 두세요.
  5. 모든 할 일에 실행 시점을 정하세요. 오늘, 이번 주, 언젠가 중 하나로 분류하세요. “언제” 할지 정하지 않은 일은 계속 뒤로 밀립니다.
  6. 오늘 할 일은 짧게 추리세요. 오늘 처리할 일만 골라 한눈에 집중해서 볼 수 있게 하세요. 스무 개가 아니라 몇 개만 담으면 됩니다. 인지 연구에 따르면 작업 기억은 한 번에 대략 일곱 개의 항목을 처리할 수 있으므로[1], 짧은 목록이 두뇌의 부담도 덜어 줍니다.
  7. 휴대전화에 저장하고 매일 확인하세요. 탁자 위에 놓인 목록은 외출할 때 따라오지 못합니다. EasyNotes 같은 가벼운 메모 앱을 사용하면 목록을 늘 휴대할 수 있고, 일을 마칠 때마다 체크박스에 표시할 수 있습니다. 여러 기기에서 목록이 동기화되므로 어디에 두고 올 일도 없습니다. 아침마다 5분씩 확인하면 목록을 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

이 할 일 목록을 복사하세요(메모 앱에 붙여 넣고 하나씩 완료 표시하기)

  • 오늘의 MIT(1~3개): 이것만 끝내도 보람찬 하루가 되는 일
  • 업무: 오늘 가장 중요한 업무 한 가지
  • 심부름: 이동하거나 잠깐 들러야 하는 일
  • 전화 및 이메일: 비슷한 일끼리 모아서 한꺼번에 처리하기
  • 집안일: 열 가지가 아닌 작은 집안일 한 가지
  • 언젠가(아직 날짜 없음): 아이디어와 하고 싶은 일을 따로 모아 두기
  • 오늘 밤 확인: 끝낸 일은 체크하고, 남은 일은 넘기고, 내일의 MIT 정하기

할 일 목록에서 흔히 저지르는 실수

  • 항목이 너무 많습니다. 하루 목록에 항목이 25개나 있으면 무엇부터 할지 결정하기 어려워집니다. 오늘의 목록은 약 5~9개로 유지하세요.
  • 할 일이 모호합니다. “마케팅”은 구체적인 할 일이 아닙니다. “화요일에 올릴 소셜 미디어 게시물 3개 초안 작성하기”는 구체적인 할 일입니다.
  • 목록을 확인하지 않습니다. 다시 열어보지 않는 목록은 오래된 할 일이 쌓이는 무덤이 됩니다. 매일 확인하세요.
  • 모든 일을 한데 섞습니다. 오늘 처리해야 할 긴급 업무와 언젠가 해볼 아이디어를 구분 없이 한 목록에 넣으면 지금 중요한 일이 묻힙니다. 오늘, 이번 주, 언젠가 할 일로 나누어 관리하세요.

자주 묻는 질문

모호한 주제 대신 구체적인 행동부터 적으세요. “제안서”가 아니라 “Sarah에게 제안서를 이메일로 보내기”처럼 쓰면 됩니다. 우선순위가 가장 높은 일 1~3개를 먼저 추가한 다음 심부름과 전화, 작은 집안일 한 가지를 적으세요. 날짜가 없는 아이디어는 별도의 “언젠가” 목록에 넣어 오늘의 계획을 복잡하게 만들지 않도록 하세요.

떠오르는 일을 모두 적은 다음, 오늘 처리할 일만 골라 약 5~9개의 짧은 목록으로 만드세요. 가장 중요한 할 일 1~3개를 표시하고 각 항목에 시간이나 날짜를 지정하세요. 하루가 끝나면 마친 일은 체크하고 남은 일은 다음 날로 넘깁니다. 아침마다 5분씩 목록을 재정비하면 실천 가능한 상태를 유지할 수 있습니다.

대개 목록이 너무 길거나 우선순위가 없거나 다시 확인하지 않기 때문입니다. 항목이 30개인 목록은 부담스럽고, 구분 없는 목록에서는 모든 일이 똑같이 급해 보입니다. 날짜가 없는 일은 끝없이 미뤄집니다. 오늘의 목록을 짧게 유지하고 우선순위를 표시한 뒤 매일 확인하면 이런 문제를 해결할 수 있습니다.

하루에 약 5~9개가 적당합니다. 작업 기억에 관한 연구에 따르면 한 번에 처리할 수 있는 항목은 대략 일곱 개이므로[1], 목록이 길어지면 무엇부터 할지 결정하기 어려워집니다. 추가 작업은 오늘 목록이 아니라 이번 주 또는 언젠가 할 일 목록에 넣으세요.

결론

할 일 목록은 가장 적은 비용으로 활용할 수 있는 생산성 도구입니다. 10분만 투자하면 생각을 행동으로 바꿀 수 있습니다. 위의 복사 가능한 목록으로 시작해 항목 수를 줄이고 우선순위를 정한 뒤 매일 확인하세요. 그렇게 하면 할 일 목록은 미완성 항목만 길게 늘어선 또 하나의 문서가 아니라 실제로 꾸준히 사용하는 도구가 됩니다.

참고문헌

  1. Miller, G. A. (1956). "마법의 숫자 7, 더하거나 빼기 2: 정보 처리 능력의 몇 가지 한계" Psychological Review, 63(2), 81–97.