電話メモは、担当者が次の対応を判断できるよう、相手・用件・折り返しの要否を短く記録します。この記事では、本文からコピーして職場に合わせて調整できるテンプレートと記入例を紹介します。

電話メモに書く項目

電話の内容に応じて、次の項目を使います。[1]

  • 受電日時
  • 宛先の担当者
  • 相手の会社名・部署・氏名
  • 相手の電話番号
  • 用件
  • 折り返しの要否と希望時間
  • 電話を受けた人

相手の名前や数字は、聞き取れなかったらその場で確認します。電話番号や日時は、復唱して相手の認識と合っているか確かめると、伝達後の行き違いを減らせます。

電話以外の用件や作業内容を短く記録する方法は、短いメモの書き方も参考になります。

コピーして使える電話メモのテンプレート

【電話メモ】
受電日時：　　年　月　日（　）　時　分
宛先：
相手（会社・部署・氏名）：
電話番号：
用件：
折り返し：□必要（希望：　　　時ごろ） □不要 □相手から再度連絡
受電者：
引き継ぎ先／時刻：

個人情報や社外秘の内容は、担当者に必要な範囲だけ記録し、組織で決められた方法で共有してください。

記入例

【電話メモ】
受電日時：2026年10月22日（木）10時15分
宛先：田中さん
相手（会社・部署・氏名）：青葉商事・営業部・佐藤様
電話番号：03-0000-0000
用件：見積書の納期について確認したいとのこと
折り返し：必要（本日15時まで）
受電者：鈴木
引き継ぎ先／時刻：田中さんへ10時20分に手渡し

書き方のポイント：「見積書の件」だけではなく、対象と相手が求める対応を一文で書きます。分からない事項は推測せず「商品名は未確認」のように明記します。

電話を受けたときの進め方

  1. 最初に宛先と相手の名前を確認する。
  2. 用件は要点をメモし、固有名詞・金額・日付・電話番号は必要に応じて復唱する。
  3. 折り返しが必要か、希望時刻があるか尋ねる。
  4. 通話後、読みやすく整えて担当者に渡す。
  5. 緊急の依頼は、メモを置くだけで済ませず、組織の連絡ルールに沿って知らせる。

まとめ

電話メモでは、宛先、相手、用件、連絡先、折り返しの要否を押さえると、担当者が次の対応を判断しやすくなります。上の書式を職場のルールに合わせて調整し、電話の近くに置いておくと、必要な項目をすぐ確認できます。

References

  1. NECネッツエスアイ. "必須スキル！相手に内容が伝わりやすい電話取次時の伝言メモのとり方を解説" [**