1日の計画とは、今日やることを優先順位順にまとめた短いリストです。30項目も並べるのではなく、通常は3〜6項目に絞ります。毎朝約5分で作成でき、「何かを片付けなくては」という漠然とした気持ちを、具体的な行動の順序に変えてくれるのが、よい1日の計画です。ここでは、計画の立て方を手順ごとに解説し、今朝から使えるコピー用テンプレートも紹介します。
長いToDoリストより1日の計画が効果的な理由
ToDoリストには、やるべきことをすべて書き出します。一方、1日の計画で選ぶのは、今日重要なことだけです。両者の違いは、集中しやすさにあります。25項目のリストは、走り続けても終わりが見えないランニングマシンのようなものです。1日の計画なら、「この3つができれば、今日は十分」と判断できます。
計画を立てると、今やること、後回しにすること、やらなくてもよいことを決める必要も生まれます。多くの人が省いてしまうのが、この判断です。だからこそ、手つかずのリストが積み上がっていきます。
1日の計画を立てる方法：6つの手順
- 最優先の3項目を選ぶ。 何よりも先に、これができれば今日は充実した1日だと思える3つのことを決めます。この3つだけしか終わらなかったとしても、十分です。
- 大きなタスクの時間枠を確保する。 最重要タスクには、単なる希望ではなく開始時刻を設定します。「提案書に取り組む」より、「9時に提案書を書く」のほうが実行につながります。
- 小さなタスクをまとめる。 用事、電話、メールは1日中に分散させず、一つの時間帯にまとめます。似た作業を一括して行えば、頭を切り替える回数を減らせます。
- 開始時刻と終了時刻を決める。 計画をいつ始め、いつ見直すかを決めます。終了時刻のない計画は、いつの間にか夜の時間まで際限なく食い込んでしまいます。
- つまずきやすいポイントにはif-thenプランを使う。 何度も避けてしまうタスクについて、きっかけと行動をあらかじめ具体的に決めます。「9時になって机に向かっていたら、まず提案書を開く」という具合です。目標達成に関する研究では、このような事前の「もし〜なら、〜する」計画によって、実際に行動をやり遂げる可能性が大幅に高まることが示されています[1]。
- 1日の終わりに振り返る。 終わった項目にチェックを付け、残りは翌日以降に移し、明日の最優先3項目を決めます。EasyNotesのような軽快なメモアプリなら、計画をポケットに入れて持ち歩き、進めながら項目にチェックを付けられます。なくしやすい付箋に書くのとは違い、計画をいつでも手元に置いておけます。
この1日の計画をコピー（メモアプリに貼り付け、作業しながらチェック）
- 日付：
- 最優先の3項目（これが終われば今日は十分）：
- 時間枠（開始時刻を決めた大きなタスク）：
- 小さなタスク（電話、用事、メールをまとめる）：
- 最大のつまずきに対するif-thenプラン：「もし___なら、___する」
- 1日の終わりの振り返り（終わったこと、明日に回すこと）：
1日の計画とToDoリストの違い
| 1日の計画 | ToDoリスト | |
|---|---|---|
| 答える問い | 今日、何が重要か？ | やる必要があることは何か？ |
| 長さ | 3〜6項目 | 必要なだけ |
| 最適な用途 | 集中して実行すること | 記録して忘れないこと |
| 使うタイミング | 毎朝 | 随時追加するタスクの受け皿として |
両方を使いましょう。やることをすべてToDoリストに書き出し、そこから今日取り組む少数の項目を1日の計画に移します。
1日の計画でよくある間違い
- 優先順位がない。 同じ重要度のタスクを10個並べた計画は、ただのリストです。最優先の3項目を明示しましょう。
- 時間が決まっていない。 「そのうちやる」は「結局やらない」になりがちです。大きなタスクには開始時刻を設定しましょう。
- 計画に時間をかけすぎる。 40分かけて計画を立てると、本来節約するはずだった時間を使い切ってしまいます。5分で十分です。
- 振り返らない。 夜に一度も開かなかった計画は、翌朝には古くなっています。60秒振り返るだけで、現実に合った状態を保てます。
よくある質問
まず最優先の3項目を選び、最重要タスクの開始時刻を決めます。小さなタスク（電話、用事、メール）はまとめ、1日の終わりに振り返る時刻を設定します。避け続けているタスクには、「もし〜なら、〜する」計画を使いましょう。5分で十分です。随時更新しているToDoリストから項目を選び、最初から作り直さないようにします。
3つの優先事項、大きなタスクの時間枠、ひとまとめにした少数の小さなタスク、1日の終わりの振り返りを含めます。項目数は3〜6個に抑えましょう。それ以外は今日の計画ではなく、週間リストや「いつかやること」のリストに入れます。
計画を短くし、難しいタスクには固定の開始時刻を設定します。さらに、if-thenプランで行動を先に決めておきましょう（「9時になったら、提案書に取りかかる」）。夜に振り返れば、翌日の計画もあらかじめ整えておけます。机に置いたままの計画より、ポケットに入れて持ち運べる計画のほうが、頻繁に確認できます。
ToDoリストは、やる可能性のあることをすべて随時記録するものです。1日の計画では、その日に重要なことを選びます。通常は、時間枠を設定した3〜6項目です。ToDoリストをタスクの受け皿として使い、毎朝、今日取り組む少数のタスクを取り出して計画に移しましょう。
まとめ
1日の計画は、わずかな手間で大きな効果が得られる生産性向上の習慣です。たった5分で、やろうという気持ちを、実際に取りかかる順序へ変えられます。上のテンプレートをコピーすることから始め、項目数を3〜6個に抑え、毎晩振り返りましょう。それを続ければ、1日に振り回されず、自分で1日の主導権を握れるようになります。
参考文献
- Gollwitzer, P. M., & Sheeran, P. (2006). "Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes" Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69–119.
