Eine Checkliste ist eine feste Abfolge von Schritten für eine wiederkehrende Aufgabe – etwa das Packen, die Einarbeitung oder die Routine vor einem Flug. Anders als bei einer To-do-Liste bleiben die Punkte bei jeder Nutzung gleich: Sie führen jedes Mal dieselben Schritte aus. In Medizin und Luftfahrt haben einfache Checklisten schwere Fehler reduziert[1] – nach demselben Prinzip helfen sie auch bei Routinen im Alltag. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Checkliste erstellen, die funktioniert, und erhalten direkt übernehmbare Vorlagen für verschiedene Situationen.

Checkliste oder To-do-Liste

Eine To-do-Liste ändert sich täglich und enthält einmalige Aufgaben. Eine Checkliste umfasst dagegen jedes Mal dieselben Schritte, wenn Sie einen wiederkehrenden Ablauf durchführen. Die Kontrollen vor einem Flug und die Schritte bei der Einarbeitung sind Checklisten; „E-Mail beantworten“ gehört auf eine To-do-Liste. Wer den Unterschied kennt, weiß, welche Art von Liste jeweils sinnvoll ist.

Eine Checkliste erstellen: Schritt für Schritt

  1. Benennen Sie den genauen Ablauf. „Morgendliche Öffnungsroutine“, „für einen Wochenendtrip packen“, „Kundentermin vorbereiten“ – seien Sie konkret.
  2. Gehen Sie die Aufgabe durch und notieren Sie jeden Schritt. Führen Sie sie einmal aus, beschreiben Sie dabei laut, was Sie tun, und halten Sie jede Handlung fest. Fassen Sie zunächst nichts zusammen und überarbeiten Sie noch nichts.
  3. Gruppieren und kürzen Sie. Eine gute Checkliste hat etwa 5–15 Schritte. Die meisten Checklisten, die nicht funktionieren, sind zu lang oder zu ungenau[2]. Streichen Sie Selbstverständliches, teilen Sie Punkte mit zwei Arbeitsschritten auf und entfernen Sie alles, was auf eine andere Liste gehört.
  4. Beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb. Schreiben Sie „Dampfdüse abwischen“ statt „Maschinenreinigung“. Konkrete Handlungsanweisungen machen den Unterschied zwischen einer einfachen Liste und einer Checkliste aus.
  5. Bauen Sie an wichtigen Stellen Kontrollen ein. Vermerken Sie bei besonders wichtigen Schritten, wie das Ergebnis geprüft wird – zum Beispiel: „Prüfen, ob die Temperaturanzeige 165 °F erreicht.“ Wenn ein Schritt nicht einmal ein ausdrückliches Abhaken wert ist, gehört er möglicherweise nicht auf die Liste.
  6. Bewahren Sie die Liste dort auf, wo Sie sie brauchen. Eine Checkliste auf dem Smartphone, die Sie direkt abhaken können, ist besser als ein ausgedrucktes Blatt, das zu Hause liegt. Eine schlanke Notizen-App wie EasyNotes speichert die Liste mit Kontrollkästchen und synchronisiert sie auf Ihren Geräten. So ist sie am Flughafen, im Geschäft oder im Büro immer dabei.

Checklisten für verschiedene Situationen zum Kopieren

Umzugstag

  • Bank und Versorger über den Umzugstermin informieren
  • Umzugsunternehmen oder Transporter buchen
  • Zimmer für Zimmer packen und Kartons entsprechend beschriften
  • Wichtiges wie Ladegerät, Medikamente und Dokumente in einer separaten Tasche aufbewahren
  • Adressänderung bei der Post bestätigen

Veranstaltung vorbereiten

  • Datum, Veranstaltungsort und Teilnehmerzahl bestätigen
  • Einladungen versenden und Rückmeldungen im Blick behalten
  • Essen und benötigtes Material bestellen
  • Zuständigkeiten für Aufbau und Aufräumen verteilen
  • Ablaufplan für den Veranstaltungstag ausdrucken und teilen

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

  • Benutzerkonten und E-Mail-Zugang einrichten
  • Mentor und Aufgaben für die erste Woche festlegen
  • Kennenlerngespräche einplanen
  • Handbuch und Zugriff auf die benötigten Arbeitsmittel bereitstellen
  • Gespräch nach 30 Tagen einplanen

Häufige Fehler bei Checklisten

  • Zu lang. Eine Liste mit 47 Schritten ist ein Roman; Nutzer überspringen Punkte. Beschränken Sie sich möglichst auf 5–15 Schritte.
  • Zu ungenau. „Darauf achten, dass alles sauber ist“ beschreibt einen gewünschten Zustand, aber keinen konkreten Schritt. Schreiben Sie genau auf, was zu tun ist.
  • Zu theoretisch. Wenn niemand, der die Arbeit selbst erledigt, an der Liste mitgewirkt hat, geht sie an der Realität vorbei. Testen Sie sie mit einer Person, die den Ablauf noch nicht kennt.

Häufige Fragen

Eine To-do-Liste enthält einmalige Aufgaben, die sich täglich ändern; eine Checkliste umfasst jedes Mal dieselben Schritte, wenn Sie einen Ablauf wiederholen, etwa beim Packen, bei der Einarbeitung oder vor einem Flug. Verwenden Sie eine Checkliste für wiederkehrende Routinen und eine To-do-Liste für einmalige Aufgaben.

Etwa 5 bis 15 Schritte. Bei weniger Punkten lassen Nutzer Details aus; bei mehr Punkten verwenden sie die Liste irgendwann nicht mehr. Wenn Ihre Liste 30 Schritte hat, haben Sie wahrscheinlich zwei Checklisten zusammengelegt – teilen Sie sie auf.

Führen Sie die Aufgabe einmal aus und halten Sie dabei jede Handlung fest. Beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb und streichen Sie Selbstverständliches. Testen Sie die Liste mit einer Person, die den Ablauf noch nicht kennt – wenn sie zögert, ist Ihre Formulierung unklar. Bewahren Sie die Checkliste dort auf, wo Sie sie wieder öffnen, zum Beispiel auf Ihrem Smartphone.

Beides funktioniert. Papier eignet sich gut für gleichbleibende Routinen; eine digitale Liste ist im Vorteil, wenn sie Sie unterwegs begleiten, sofort abgehakt oder auf mehreren Geräten synchronisiert werden soll. Wählen Sie die Variante, die Sie tatsächlich wieder öffnen – nicht die, die schöner aussieht.

Fazit

Eine Checkliste verwandelt den Gedanken „Hoffentlich habe ich nichts vergessen“ in eine Routine, auf die Sie sich verlassen können. Benennen Sie den Ablauf, beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb, halten Sie die Liste kurz und bewahren Sie sie dort auf, wo Sie sie brauchen. Starten Sie mit einer der Vorlagen oben und passen Sie sie an Ihren Alltag an.

Quellen

  1. Gawande, A. (2009). The Checklist Manifesto: How to Get Things Right. Metropolitan Books.
  2. What's the Process For. „How to Create a Checklist That People Actually Use.“ https://www.whatstheprocessfor.com/blog/how-to-create-a-checklist