Besprechungsnotizen halten schriftlich fest, was in einer Besprechung entschieden, besprochen und zugeteilt wurde. Damit unterscheiden sie sich von formellen Sitzungsprotokollen, die als rechtlicher Nachweis dienen. Gute Notizen schaffen Verbindlichkeit und verhindern, dass Entscheidungen verloren gehen. Ohne Wiederholung verblasst die Erinnerung schnell – genau deshalb ist es wichtig, Notizen zeitnah festzuhalten[1]. So erstellen Sie Besprechungsnotizen, mit denen Ihr Team konkret weiterarbeiten kann.

Besprechungsnotizen oder Protokoll?

Notizen sind informell und flexibel. Sie eignen sich für die interne Teamarbeit und alltägliche Gespräche. Protokolle sind formelle, klar gegliederte Aufzeichnungen für Vorstände, Gremien und rechtliche Zwecke. Bei den meisten Teambesprechungen brauchen Sie Notizen statt eines Protokolls: Halten Sie das Wesentliche fest, nicht jedes einzelne Wort.

Was Sie festhalten sollten

Die meisten Ratgeber sind sich über die wesentlichen Inhalte einig[2]: Konzentrieren Sie sich auf das, was die Arbeit voranbringt.

  • Entscheidungen – was vereinbart wurde und in welchem Zusammenhang.
  • Aufgaben – die konkrete Aufgabe, die verantwortliche Person und der Fälligkeitstermin.
  • Wichtige Diskussionspunkte – kurz zusammengefasst statt wortwörtlich mitgeschrieben.
  • Offene Fragen – einschließlich aller bereits gegebenen Antworten.
  • Ideen für später – festgehalten, damit sie nicht verloren gehen.

Besprechungsnotizen erstellen: Schritt für Schritt

  1. Bereiten Sie sich vor. Lesen Sie die Tagesordnung und legen Sie vorab Bereiche für Entscheidungen, Aufgaben und Fragen an.
  2. Notieren Sie wichtige Informationen, nicht alles. Erfassen Sie das Wesentliche: wer, was, wann und welche Entscheidung getroffen wurde. Versuchen Sie nicht, jedes Wort mitzuschreiben.
  3. Halten Sie bei jeder Aufgabe fest, wer bis wann zuständig ist. „Sarah bucht die Flüge bis Donnerstag“ ist aussagekräftiger als „Reisekram“.
  4. Nutzen Sie eine Methode, die zu Ihnen passt. Cornell-Methode (Stichwörter / Notizen / Zusammenfassung), Gliederungsmethode (eingerückte Aufzählungspunkte) oder Mindmap (Ideen, die von einem zentralen Thema ausgehen). Entscheiden Sie sich für eine Methode und nutzen Sie sie regelmäßig.
  5. Sehen Sie Ihre Notizen direkt danach durch. Schließen Sie Lücken, solange Sie den Zusammenhang noch frisch im Kopf haben. Teilen Sie die Notizen anschließend zeitnah, damit die nächsten Schritte tatsächlich umgesetzt werden.
  6. Bewahren Sie die Notizen dort auf, wo Sie sie wiederfinden. Mit einer Notiz-App wie EasyNotes erfassen Sie Inhalte als Text, Checkliste, Sprachaufnahme oder handschriftliche Notiz, ordnen sie per Schlagwort einem Projekt zu und finden sie später über die Suche wieder. Das ist besonders praktisch, wenn dasselbe Thema Wochen später erneut aufkommt. Außerdem können Sie eine Kopie zum Teilen exportieren. So können andere sie lesen, ohne Ihre eigenen Notizen zu bearbeiten.

Vorlage für Besprechungsnotizen (kopieren und anpassen)

``` Datum / Uhrzeit: Teilnehmende: Ziel: Entscheidungen: - Aufgaben:

  • Aufgabe – Verantwortlich – Fällig am

Offene Fragen: ```

Häufige Fehler

  • Alles wortwörtlich mitschreiben. Dann verarbeiten Sie das Gesagte nicht mehr richtig. Halten Sie das Wesentliche fest, nicht den gesamten Wortlaut.
  • Aufgaben ohne verantwortliche Person oder Termin notieren. „Nachfassen“ ohne Namen ist ein Wunsch, keine Aufgabe.
  • Notizen nie durchsehen. Notizen, die Sie aufschreiben und anschließend vergessen, sind nutzlos. Fünf Minuten Nachbereitung direkt nach der Besprechung reichen meist aus.
  • Sich nur auf die gemeinsame Bearbeitung während der Besprechung verlassen. Wenn ein Tool voraussetzt, dass alle gleichzeitig am selben Inhalt arbeiten, fehlt Ihnen Raum für Ihre eigenen Gedanken. Behalten Sie persönliche Notizen und teilen Sie anschließend eine Kopie.

FAQ

Halten Sie Entscheidungen, Aufgaben mit verantwortlicher Person und Fälligkeitstermin, kurz zusammengefasste Diskussionspunkte, offene Fragen und Ideen fest, die Sie später wieder aufgreifen möchten. Verzichten Sie auf eine wortwörtliche Mitschrift. Notieren Sie das Wesentliche, damit sich der Eintrag später schnell überblicken lässt.

Die Methode, die Sie dauerhaft nutzen. Bei der Cornell-Methode werden Stichwörter, Notizen und eine Zusammenfassung voneinander getrennt. Bei der Gliederungsmethode ordnen Sie eingerückte Aufzählungspunkte nach Themen. Bei einer Mindmap gehen die Ideen von der Tagesordnung als zentralem Thema aus. Probieren Sie jede Methode in einer echten Besprechung aus und bleiben Sie bei der, die zu Ihrer Denkweise passt.

Innerhalb weniger Stunden, solange alle den Zusammenhang und die nächsten Schritte noch frisch im Kopf haben. Prüfen Sie zuerst, ob alles korrekt ist. Verschicken Sie die Notizen dann, damit die Verantwortlichen ihre Aufgaben angehen, bevor der Schwung verloren geht.

Notizen sind informell, flexibel und für die Nutzung im Team gedacht. Protokolle sind formelle Aufzeichnungen für Vorstände, Gremien oder rechtliche Zwecke und dokumentieren auch die Anwesenheit sowie gestellte Anträge. Für die meisten Besprechungen reichen Notizen: Halten Sie fest, was wichtig ist, statt alles wortwörtlich mitzuschreiben.

Fazit

Gute Besprechungsnotizen sorgen dafür, dass aus Gesprächen konkrete Fortschritte entstehen. Bereiten Sie eine einfache Struktur vor, halten Sie Entscheidungen und Zuständigkeiten fest – nicht jedes Wort – und sehen Sie Ihre Notizen direkt danach durch. So wird die Besprechung nicht zu dem Ort, an dem gute Ideen spurlos verschwinden.

Quellen

  1. Ebbinghaus, H. (1885). Das Gedächtnis: Untersuchungen zur experimentellen Psychologie. (Vergessenskurve – Inhalte zeitnah wiederholen, um sie besser zu behalten.)
  2. Teamwork. „So erstellen Sie fehlerfreie Besprechungsnotizen.“ https://www.teamwork.com/blog/how-to-take-meeting-notes/